Privacyverklaring
1. Wie is verantwoordelijk?
Limatek is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website, het aanvraagformulier, e-mailcontact en de levering van net- en energiedossiers.
| Organisatie | Limatek |
|---|---|
| Vestigingsplaats | Rotterdam, Nederland |
| info@limatek.nl | |
| KvK | 75017334 |
2. Welke gegevens verwerken wij?
Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn om uw aanvraag te beoordelen, een offerte of dossier te leveren, met u te communiceren en onze administratie te voeren.
- Contactgegevens: naam, bedrijfsnaam, functie, e-mailadres en telefoonnummer.
- Bedrijfsgegevens: type organisatie, locatie, projectomschrijving, vraagstelling en planning.
- Energie- en projectgegevens: energiefacturen, aansluitgegevens, verbruiksdata, offertes, projectplannen, correspondentie met netbeheerder of adviseur en vergelijkbare documenten.
- Administratieve gegevens: offerte, opdracht, factuurgegevens, betaalstatus en e-mailcorrespondentie.
- Technische websitegegevens: gegevens die nodig zijn voor beveiliging, hosting, formulierverwerking en basisstatistieken.
Stuur geen bijzondere persoonsgegevens mee, zoals medische gegevens, BSN, privé-bankgegevens of kopieën van identiteitsbewijzen. Als dergelijke gegevens toch worden meegestuurd, kunnen wij vragen om een opgeschoonde versie.
3. Waarvoor gebruiken wij de gegevens?
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Beoordelen en beantwoorden van aanvragen | Gerechtvaardigd belang en/of voorbereiding van een overeenkomst |
| Opstellen en leveren van Quick Scans, energiedossiers en partnerdossiers | Uitvoering van een overeenkomst |
| Communicatie over ontbrekende gegevens, oplevering en nazorg | Uitvoering van een overeenkomst en gerechtvaardigd belang |
| Facturatie, boekhouding en administratie | Wettelijke verplichting en/of uitvoering van een overeenkomst |
| Verbeteren van templates, workflow en rapportkwaliteit | Gerechtvaardigd belang, waarbij vertrouwelijke klantgegevens zo veel mogelijk worden beperkt of geanonimiseerd |
| Beveiliging van website, formulieren en bestanden | Gerechtvaardigd belang |
4. Gebruik van AI-tools
Limatek kan AI-tools gebruiken om documenten te structureren, gegevens samen te vatten, datagaten te signaleren en conceptteksten voor rapportages op te stellen. AI-output wordt niet zonder controle als definitief advies geleverd. Limatek voert een menselijke controle uit voordat een dossier aan de klant wordt gestuurd.
Wij verkopen uw gegevens niet aan derden. Vertrouwelijke bedrijfsgegevens worden gebruikt voor uw aanvraag of dossier. Bij gebruik van externe AI- of cloudtools worden gegevens alleen gedeeld voor zover dat nodig is voor de aangevraagde dienstverlening, beveiliging, opslag of administratie.
5. Met wie delen wij gegevens?
Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dat nodig is voor de website, formulierverwerking, communicatie, dossierlevering, betaling, administratie, beveiliging of wettelijke verplichtingen.
- Websitehosting en formulierverwerking, waaronder de hostingomgeving waarop deze website wordt gepubliceerd.
- E-mail-, kantoor- en cloudopslagdiensten voor communicatie en bestandsverwerking.
- AI-ondersteunende tools voor documentextractie, samenvatting en conceptteksten.
- Betaal-, facturatie- en administratiediensten wanneer een opdracht wordt bevestigd.
- Adviseurs of specialisten alleen wanneer dit nodig is voor de opdracht en met passende vertrouwelijkheid.
- Overheidsinstanties wanneer dit wettelijk verplicht is.
Met dienstverleners die namens Limatek persoonsgegevens verwerken, worden waar nodig passende afspraken gemaakt over beveiliging, vertrouwelijkheid en verwerking.
6. Bewaartermijnen
- Niet-geaccepteerde aanvragen: in beginsel maximaal 6 maanden.
- Opgeleverde dossiers en projectcorrespondentie: in beginsel maximaal 24 maanden na oplevering, tenzij langere bewaring nodig is voor nazorg, geschilafhandeling of lopende samenwerking.
- Facturen en financiële administratie: volgens de wettelijke fiscale bewaartermijn.
- Website- en beveiligingslogs: zo kort mogelijk en in beginsel maximaal 12 maanden, tenzij langere bewaring nodig is voor beveiligingsonderzoek.
7. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen. Denk aan HTTPS, beperkte toegang tot klantbestanden, zorgvuldig wachtwoordbeheer, scheiding van klantcases en het vermijden van onnodige opslag van gevoelige gegevens.
8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige digitale diensten kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wanneer dit gebeurt, gebruikt Limatek passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen of een andere geldige doorgiftegrondslag.
9. Uw rechten
U kunt ons verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht van gegevens of bezwaar tegen verwerking. Stuur uw verzoek naar info@limatek.nl. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit en betrokkenheid bij de organisatie te verifiëren.
U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Cookies
Deze website gebruikt bij voorkeur alleen functionele cookies en technische gegevens die nodig zijn om de website en formulieren te laten werken. Wanneer analytische of marketingcookies worden toegevoegd, wordt deze privacyverklaring en eventueel het cookiebeleid bijgewerkt.
11. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, leveranciers of wettelijke verplichtingen veranderen. De actuele versie staat altijd op deze pagina.